Der VK Bund hat in einem aktuellen Beschluss entschieden (Beschl. v. 29.05.2020, Az: VK 2-19/10), dass ein verspätet eingereichtes digitales Angebot vom Bieter zu verantworten sei, wenn, trotz technischer Schwierigkeiten beim Update der vom Auftraggeber vorgeschriebenen Vergabesoftware die Verspätung auf eine zu knappe zeitliche Planung des Bieters zurückzuführen sei. Im zu entscheidenden Fall hatte der Bieter 20 Minuten vor Abgabefrist mit dem Hochladen seines Angebots begonnen und nach Schwierigkeiten beim Update der benötigten Vergabe-App sein Angebot 7 Minuten nach Angebotsfrist abgegeben. Im Prozess machte der Bieter geltend, dass die kurze Verzögerung durch das notwenige Update der Vergabe-App in den Risikobereich des Auftraggebers falle und somit nicht vom Bieter verschuldet sei. Ohne eine verschuldete Verzögerung durch den Bieter, sei dieser daher nicht nach § 31 Abs. 2 Nr. 5 VSVgV vom Vergabeverfahren auszuschließen.
Die Kammer bestätigte jedoch den Ausschluss und führte aus, dass Bieter zwar grundsätzlich die volle Angebotsfrist ausnutzen dürften, ein zeitlich zu knapper Beginn mit dem Hochladen des Angebots jedoch vom Bieter zu verantworten und schlussendlich im vorliegenden Fall für die verspätete Abgabe ausschlaggebend sei. Auch die Verzögerung durch das notwendige Update der Software läge nicht im Risikobereich des Auftraggebers, da dieser nicht für die fachgerechte Implementierung der von ihm vorgegebenen Software auf den Rechnern der Bieter verantwortlich sei. Gegen eine Verantwortlichkeit des Auftraggebers für die Verspätung spreche laut Gericht weiterhin, dass der Bieter vor Ablauf der Angebotsfrist bei der zuständigen Stelle des Auftraggebers für technische Schwierigkeiten hätte anrufen müssen, damit dieser die Möglichkeit zur Fristverlängerung oder anderweitiger Reaktion gehabt hätte. Im vorliegenden Fall war es daher nicht ausreichend gewesen, dass der Bieter in der Minute des Fristablaufs bei dem für das Vergabeverfahren zuständigen Sachbearbeiter angerufen hatte. Vielmehr hätte der Bieter laut Gericht bei der technischen Hotline anrufen müssen, auf die der Auftraggeber umfassend in den Vergabeunterlagen für technische Probleme verwiesen habe. Somit hatte der Bieter die verspätete Abgabe des Angebots zu verantworten und das Gericht bestätigte dessen Ausschluss vom Verfahren nach § 31 Abs. 2 Nr. 5 VSVgV.
Spätestens nach dieser Entscheidung sollten Bieter daher genug Zeit für Vorab-Installation und möglicherweise anfallende Updates der Vergabesoftware vor der Angebotsfrist mit einplanen. Die Ausführungen des Gerichts zeigen auch, dass es insbesondere bei zeitlich knapper Planung einer Angebotsabgabe für die Bieter ratsam ist, die Vergabeunterlagen nach Kontaktdaten für technischen Support des Auftraggebers zu durchsuchen und bei Angebotsabgabe parat zu haben.